Elk serviceflatcomplex is verplicht een reglement van orde en een schriftelijke (woon)overeenkomst op te stellen. Deze documenten moeten aan de bewoner, of zijn gevolmachtigde(n), vóór de opname overhandigd worden in 2 exemplaren. De bewoner of zijn gevolmachtigde ondertekenen voor ontvangst en akkoord en ontvangen een door de directie ondertekend exemplaar.
Deze documenten zijn een middel voor de uitbater om in heldere bewoordingen aan toekomstige gebruikers uit te leggen wat zij mogen verwachten inzake huisvesting en dienstverlening, tegen welke prijs en binnen welke visie.
Elke wijziging van het reglement van orde of van de overeenkomst moet eveneens tegen ontvangstbewijs aan de bewoner, of zijn gevolmachtigde(n) worden betekend. Deze wijzigingen gaan pas in ten vroegste 30 dagen na de betekening ervan.
Het reglement van orde en elke wijziging ervan moet goedgekeurd worden door de Vlaamse overheid.
De documenten moeten beantwoorden aan een aantal voorwaarden. Hierbij vermelden we de belangrijkste:
Het reglement van orde geeft uitleg over :
- de wederzijdse rechten en plichten van de bewoners en de inrichting
- profiel van de bewoner voor wie de serviceflats bestemd zijn
- het opname- en ontslagbeleid
- de inspraakregeling (bv. bewonersraad)
- het juridisch statuut en de aard van de instelling;
De schriftelijke overeenkomst bevat:
- de dagprijs en de samenstelling ervan
- de expliciete opsomming van de diensten die niet begrepen zijn in de dagprijs en de wijze van aanrekening hiervan
- het flatnummer
- het al of niet aanrekenen van een waarborgsom, het bedrag van de eventuele waarborgsom
- de regeling en de tarieven voor terugbetaling voor de niet-gebruikte leveringen en diensten
- de identiteit van de persoon die belast is met de betaling en de wijze waarop de betaling uitgevoerd zal worden
- het opname- en ontslagbeleid.